Inför varje konferens krävs en hel del planering och förberedelser. Det är viktigt att man är ute i god tid för att hinna strukturera upp allting och för att boka rätt konferensanläggning. Den som inte tidigare bokat in företaget, kan ha stor hjälp av att diskutera syfte och målsättning med konferensen. För att man skall få ut så mycket som möjligt av sin investering, är det bra om valet av konferensanläggning speglar orsaken till varför man valt en konferens och inte ett kort möte. För teambildning och aktiviteter som syftar till att öka kommunikation och samarbete, är det bra med anläggningar som har stort aktivitetsutbud. Ofta finns det färdiga paket man kan titta närmare på för att man skall få det resultat man är ute efter.
Kommunikation
När man valt att företaget skall åka på konferens är det bra att snabbt komma tillrätta med en någotsånär bra agenda. Detta för att man tidigt skall hinna kommunicera ut denna till deltagarna. Om alla hinner förbereda sig på fokusområdet, kan man få ut mycket mer av vistelsen än om man bara ger några timmar till eftertanke. När man tidigt går ut och kommunicerar syfte och målsättning, påbörjas konferensen mentalt flera dagar, kanske veckor, innan det att man åker iväg till en anläggning för möten och diskussioner!
Uppföljning
Visst är talare och diskussioner nödvändigt för att man skall lyckas med sin konferens, men om man vill få riktigt bra resultat måste man också kunna följa upp resultatet och se om man fick ut det man hoppats! För att kunna göra detta på ett bra sätt, behöver man ha satt upp mätpunkter och resultat som man vill nå under konferensen. Har man inte gjort detta riskerar uppföljningen att endast bli korta enkäter som egentligen inte är så relevanta vid större satsningar.
Övernattning eller dagkonferens
Det finns många fördelar med att satsa på en konferens med övernattning. Rent socialt finns fördelar som man inte kommer åt under en dagkonferens, och känslan av att få bli lite bortskämd av företaget, skall inte förbises! Diskussioner och möjlighet till reflektion är viktigt och någonting man bör prioritera! Många gånger är det under vila och fritid som visionerna upptäcks.